چگونه روند جذب مدیران ارشد را محرمانه نگه داریم

هنگامی که یک شرکت بخواهد جانشینی برای یکی از مدیران شرکت پیدا کند – به این معنی که در حال حاضر این فرد را در حال کار است و قرار است از شرکت اخراج بشود – روند استخدام جایگزینی باید در کل محرمانه باشد.
به دلایل مختلف لازم است این فرآیند محرمانه انجام شود. اول، اگر مدیر متوجه بشود ممکن است به میزان گذشته در انجام مسئولیت ها تعلق نداشته باشد، و حتی ممکن است فضا را برای فردی که جایگزین هست، مسموم کند. همچنین تحقیقات نشان می دهد که وقتی به مدیران گفته می شوند، اغلب سعی می کنند تا روند جذب را تحت تأثیر قرار دهند تا فرد جایگزین همان روند ایشان را طی کند بجای آنکه مسیری که به نفع سازمان است انتخاب شود.
محرمانگی گاهی برای محاقظت جایگاه شرکت در بازار رقابت نیز استفاده می شود. هنگامی که رقبا متوجه می شوند که یک سازمان از بخشی از عملیات خود رضایت ندارد، گاهی اوقات از این دانش به نفع خود استفاده می کند. و هنگامی که یک جستجو چند ماه طول بکشد – که اغلب اینطور می شود – رقبا متوجه می شوند که این سازمان در انتخاب فرد جایگزین دچار مشکل شده است. و با شیوع شایعاتی در این زمینه، نفراتی که مناسب این سمت هستند ممکن است فکر کنند سازمان دچار مشکل است و این سازمان را برای کار انتخاب نکنند.
مخفی نگه داشتن این فرآیند بسیار دشوار است. از آنجا که برخی از مدیران درون سازمان که بخشی از روند انتخاب هستند، هر یک ممکن است ارتباط شخصی با مدیری که قرار است تغییر کند، داشته باشد، می تواند او را از تصمیم سازمان آگاه کند.
زمان مصاحبه از نفرات انتخاب شده که می رسد، کمیته جذب را برای انجام مصاحبه به هتل دعوت می شوند. حتی در هتل نیز ما از آنها می خواهیم که مشخصاتی از جلسه را در سیستم خودشان درج نکنند و اغلب جلسات را با نام های مستعار رزرو می کنیم.
در اینجا برخی از تاکتیک های دیگر مورد نیاز برای محرمانه نگه داشتن فرآیند را می آوریم:
• اجتناب از بیان کردن جزئیات. وقتی کاندیدای مورد نظر در همان صنعت است، نام شرکت یا عنوان شغلی که می خواهد پر شود، فاش نباید بود. در عوض، بهتر است درباره توانایی های رهبری صحبت شود. به عنوان مثال، میتوان گفت: “من به دنبال کاندیدایی هستم که در رهبری افراد سازمان توانمندی دارد، انگیزه زیادی دررسیدن به نتیجه دارد و در ایجاد ارتباط درون تیم روحیه همکاری دارد. چه کسی این ترکیب را دارد؟ ”
هنگامی که با کاندیداهای بالقوه صحبت می شود باید از این رویه استفاده نمود. در ابتدا، به آنها نامی از برده نمی شود، در عوض، توضیح داده شود که صنعت چیست و نقشی که برای آنها در نظر گرفته شده همان سطح فعلی آنها یا بالاتر از آن است. همچنین امکان رسیدن به اهداف شخصی را به ایشان اعلام نمود. این روند یک نگاه کلی در ذهن کاندیدا ایجاد می کند با حفظ محرمانگی ای که سازمان می خواهد.
• استفاده از NDA های سفت و محکم: NDA ih ممکن است در ارتباط کاری میان کارفرما و کارکنان بی فایده باشد، اما در این فرآیند جذب مدیر که باید محرمانه بماند، ضروری است. برخی از NDA های استاندارد برای این موضوع ناکافی هستند. برای اینکه آنها را به اجرا در آورند، لازم است موارد مشخصی را که نباید فاش شوند، از نام شرکت تا پیشنهادات مالی ارائه شده از سوی شرکت، در NDA گنجانده شوند
• اندازه کمیته جذب را محدود کنید. بیش از چهار نفر در داخل شرکت نباید از فرایند انتخاب آگاه و درگیر آن باشند. با توجه به تجربیات مختلف، ثابت شده است که این اندازه قابل کنترل است و فاش شدن اطلاعات این روند را محدود می کند در حالیکه امکان بررسی توانمندی های هر کاندید از زوایای مختلف را محیا می کند. اما همه آنها باید افرادی باشند که واقعا موافق باشند که مدیر باید جایگزین شود.
• از ایمیل استفاده نکنید (فقط یک استثنا دارد). اشتباه در ارسال ایمیل بسیار آسان است. یک عضو کمیته جذب می تواند یک ایمیل را به شخصی که در کمیته نیست، ارسال کند یا متن ایمیل روی صفحه اش باز باشد و همکارانش متوجه آن بشوند. هیچ نشانه ای در مورد فرآیند نباید در ایمیل ها باشد.
البته یک استثنا در این زمینه وجود دارد. گزارش در مورد توانمندی کاندیداها که می بایست بصورت آنلاین در اختیار اعضای کمیته جذب قرار گیرد. این گزارش می تواند بصورت یک فایل رمزگذاری شده، باشد. و در موضوع و بدنه ایمیل هیچ نکته ای نوشته نمی شود.
البته اینکه بگوییم آدم ها می توانند بصورت ۱۰۰ درصد یک راز را نگه دارند، درست نیست و در واقعیت یک برنامه تضمین شده برای این موضوع وجود ندارد. ولی تجربه نشان داده است که با رعایت کردن موارد فوق، فاش شدن فرآیند بسیار کمتر اتفاق می افتد.