چطور میز کار مرتبی داشته باشیم؟‌

می‌گویند یک میز مرتب اولین قدم برای داشتن یک ذهن آرام است. اگر شما هم برای انجام کارهایتان در محل کار دچار مشکل شده‌اید، نگاهی به اطراف‌تان بیندازید. آیا فضای کارتان به‌هم‌ریخته است؟

طبق تحقیقی که در مجلهٔ «Journal of Neuroscience» منتشر شده، داشتن میزی نامرتب علاوه بر ایجاد ظاهری نامطبوع، می‌تواند در تمرکز و پردازش اطلاعات شما نیز اختلال ایجاد کند. تا زمانی که انگیزه و تداوم داشته باشید، مرتب کردن میز، کاری ساده و مهم‌تر از آن باارزش به‌حساب می‌آید. با این ۲۰ روش ساده شروع کنید تا میزی منظم داشته باشید و خیلی زود از فضای باز، ذهن آزاد و خلاقیت بیشترتان لذت ببرید.

درهم‌ریختگی با تمرکز شما در تعارض است و باعث استرس، اضطراب و احساس گناه می‌شود. به عبارت دیگر، باید چنین وضعیتی را از بین ببرید. اما گاهی که به چنین به‌هم‌ریختگی نگاه می‌کنید، مرتب کردن آن نیز غیرممکن به‌نظر می‌رسد. خوشبختانه، برخلاف چیزی که در نگاه اول به‌ چشم می‌آید، مرتب کردن و حفظ نظم میز، کار طاقت‌فرسایی نیست.

۱. یک فضای شخصی بسازید
احتمالا هرروز با خود چیزهایی به محل کار می‌آورید و باید آنها را جایی بگذارید. با این حال، به‌جای شلوغ کردن میزتان با کیف دستی، کیف پول، موبایل یا کلیدهایتان، محل خاصی را برای این وسایل ضروری (که معمولا تنها باعث بی‌نظمی هستند) در نظر بگیرید. حتی بهتر است، هر زمان که امکان داشت، موبایل‌تان را خارج از دید قرار دهید تا حواس‌تان هنگام کار کمتر پرت شود.

۲. کامپیوترتان را هم مرتب کنید
شاید میز کارتان کاملا خلوت و مرتب باشد و هر مینیمالیست (افرادی که به ساده‌گرایی علاقه دارند) سختگیری را مفتخر کند، اما صفحه کامپیوترتان پر از فایل‌ها و اسناد دسته‌بندی‌نشده و تو در تو باشد. پس باید حواس‌تان به این بخش هم باشد. به‌هم‌ریختگی‌های دیجیتالی نیز نوعی بی‌نظمی محسوب می‌شوند و زمانی که به تمرکز نیاز دارید، حسابی حواس‌تان را پرت می‌کنند. حداقل هفته‌ای یک بار، فایل‌های بی‌استفاده را از دسکتاپ‌تان پاک کنید. برای فایل‌های مرتبط، فولدرهای منظم بسازید تا صفحه نمایش‌تان ساده و دلپسند شود.

۳. پاکسازی کنید

احتمالا نیازی به گفتن نباشد، اما اگر می‌خواهید میزتان را مرتب کنید، باید پاکسازی انجام دهید. سراغ تک‌تک وسایل روی میزتان بروید و از خودتان بپرسید آیا واقعا به این وسیله نیاز دارید یا نه. وسایل موردنیاز را نگه دارید و غیرضروری‌ها را دور بریزید. با خودتان صادق باشید: منوی بیرون‌بر رستورانی که به‌تازگی تعطیل شده اصلا جزو وسایل ضروری نخواهد بود. این کار را به نحو احسن انجام دهید و به‌زودی شاهد تغییرات مثبت و خوبی روی میز کارتان خواهید بود.

۴. میزتان را روزانه تمیز کنید
در پایان روز و پیش از ترک محل کار، زمانی را به تمیز کردن میزتان اختصاص دهید. با انجام این کار، چیزهای اضافی‌ای را که روی میز گذاشته‌اید، دور می‌ریزید و صبح روز بعد با میزی تروتمیز روبه‌رو خواهید شد.

۵. هر کاری را به‌نوبت انجام دهید
شاید فکر کنید که در انجام چند کار همزمان (multitasking) خبره هستید، اما حقیقت امر این است که فرضیهٔ انجام چند کارِ همزمان تقریبا غیرممکن است. به‌جای تلاش کردن و شکست خوردن، تمرکزتان را روی یک کار بگذارید. برای کم کردن هرچه بیشتر بی‌نظمی، اجازه دهید تنها همان کاری که مشغول انجامش هستید فضای میزتان را به خودش اختصاص دهد و هر چیز دیگری را کنار بگذارید.

۶. مدارک‌تان را اسکن کنید
می‌خواهید از شر خروارها کاغذی که میزتان را شلوغ کرده‌اند، خلاص شوید؟ آنها را به نسخهٔ دیجیتالی تبدیل کنید. بهتر است هر چیزی را که به نسخهٔ فیزیکی آن احتیاج ندارید، به نسخهٔ دیجیتالی تبدیل کنید. فایل‌ها را به صورت PDF ذخیره کنید. حالا خیلی راحت می‌توانید هر مدرکی را که نیاز دارید، به‌راحتی پیدا کنید. حتی مدارکی را هم که به نسخهٔ فیزیکی آن نیاز دارید، اسکن کنید، اما به دنبال فضای بایگانی در محل کارتان برای آنها باشید؛ چرا که احتمالا به‌ندرت به آنها نیاز خواهید داشت.

۷. از سیستم Two-Tray استفاده کنید
به‌جای قرار دادن کوهی از کاغذها در اطراف میز، از سیستم Two-Tray (دو سینی یا دو جعبه) برای نظم‌دهی به کاغذهایتان استفاده کنید. یک سینی را مخصوص کاغذهای جدید که هنوز باید روی آنها کار کنید در نظر بگیرید. سینی دیگر را برای کاغذهایی که بررسی شده‌اند و باید دسته‌بندی یا به جای دیگری منتقل شوند، در نظر بگیرید.

۸. کارهای‌تان را هرچه زودتر انجام دهید
یک قانون برای جلوگیری از به تعویق انداختن کارها این است که اگر کاری کمتر از ۲ دقیقه زمان از شما می‌گیرد، بلافاصله آن را انجام دهید. به همین منوال، اگر کاری را برعهده دارید که کمتر از ۱۵ دقیقه می‌توانید آن را به پایان رسانید، بلافاصله آن را انجام دهید. پروژه‌تان را هر چه زودتر به پایان برسانید تا هم از نظر فیزیکی و هم روانی، بار آن از روی دوش‌تان برداشته شود. هرچه زودتر وظیفه‌تان را انجام دهید، زودتر به تمرکز حواس می‌رسید و زودتر میز کار خلوت‌تری خواهید داشت.

۹. دیجیتالی شوید

سعی کنید بیشتر از تقویم دیجیتالی تلفن همراه‌تان برای پیگیری پروژه‌ها، یادداشت‌ها و یادآوری‌ها استفاده کنید. وقتی به دیجیتالی کردن کارها و برنامه‌هایتان عادت کنید، کمتر به استفاده از کاغذ یادداشت‌های چسب‌دار نیاز خواهید داشت و در نتیجه میز کار خلوت‌تری در انتظارتان خواهد بود.

۱۰. یک دفترچه یادداشت تهیه کنید
در واقعیت، شاید همه‌چیز را نتوان به تلفن همراه منتقل کرد. بنابراین بهتر است یک دفترچه یادداشت تهیه کنید و برخی یادآوری‌ها و شماره‌ها را در آن یادداشت کنید. شاید اضافه کردن یک وسیلهٔ جدید به میز کارتان بر خلاف آنچه باشد تا به حال گفته شد، اما این دفترچه می‌تواند همهٔ ایده‌ها و اطلاعات مهم را به صورت یکپارچه در آورد تا از ایجاد بی‌نظمی روی میزتان جلوگیری شود.

۱۱. دسته‌بندی بر اساس اهمیت
بهترین شیوه برای دسته‌بندی، مد نظر قرار دادن اهمیت وسایل است. وقتی می‌خواهید وسایل روی میزتان را دسته‌بندی کنید، از خودتان بپرسید که به هر وسیله چقدر نیاز خواهید داشت. اگر آن وسیله کاربرد زیادی ندارد، آن را جایی دورتر از وسایل ضروری‌تان قرار دهید.

۱۲. یک سطل زباله تهیه کنید

در نزدیکی یا زیر میزتان یک سطل زباله قرار دهید. این سطل قرار است دوست خوب جدیدتان باشد. بلافاصله پس از اینکه چیزی روی میزتان قرار گرفت که به آن نیازی نداشتید، آن را در سطل بریزید. هر چه خرت‌وپرت‌ها بیشتر شود، بیشتر به این کار عادت خواهید کرد و تقریبا همیشه این کار را انجام خواهید داد. برای نتیجهٔ بهتر، می‌توانید یک جعبهٔ مخصوص بازیافت کوچک نیز تهیه کنید تا بلافاصله کاغذهای باطله را در آن بریزید. از هر دوِ این سطل‌ها به‌خوبی استفاده کنید تا میز کار مرتب و خلوتی داشته باشید.

۱۳. کابل‌ها را ببندید
بی‌نظمی تنها به وسایل روی میز محدود نمی‌شود؛ چیزهایی که زیر یا پشت میز قرار می‌گیرند نیز می‌توانند بی‌نظمی ایجاد کنند. اگر گروهی از سیم‌ها به چشم‌تان می‌آید، احتمالا موجب حواس‌پرتی‌تان خواهد شد. برای کاهش حواس پرتی، کابل‌ها و سیم‌ها را با بست‌ کمربندی ببندید و آنها را از جلوی دیدتان دور کنید.

۱۴. وسایل الکترونیکی را دور کنید
احتمالا نیازی نیست که مودم اینترنت را روی میزتان قرار دهید و چشمک زدن چراغ‌هایش را تماشا کنید. وسایل این‌چنینی را زیر میز یا در یک کشو قرار دهید تا میز کار دل‌پذیرتر با حواس پرتی کمتری داشته باشید.

۱۵. خودکار و مدادهایی را که استفاده نمی‌کنید، دور بیندازید
مداد و خودکارهای روی میزتان می‌توانند خیلی ساده روی هم تلنبار شوند. لزومی ندارد خودکاری را که بیش از یک سال از خشک شدنش می‌گذرد، روی میزتان نگه دارید. سعی کنید بیش از دو مداد و دو خودکار نداشته باشید. این کار نه‌تنها موجب کم شدن بی‌نظمی می‌شود، بلکه دیگر نسبت به قرض دادن وسایل‌تان به همکارتان که هیچ‌وقت وسایل قرض‌گرفته را پس نمی‌دهد، با دست‌ودلبازی رفتار نخواهید کرد.

۱۶. یک ایستگاه شارژ بسازید
در یک دنیای ایده‌آل، شما قادر خواهید بود یکی از کشوهای میزتان را به محلی برای قرار دادن تلفن همراه، هدفون‌، باتری‌های زاپاس و دیگر وسایلی که روزانه با خود حمل می‌کنید، تبدیل کنید. اما اگر این کار امکان‌پذیر نیست، یک ایستگاه شارژ پشت مانیتورتان درست کنید و این وسایل را خارج از دید (و خارج از ذهن‌تان) قرار دهید.

۱۷. میزتان را بخش‌بندی کنید
به احتمال زیاد، بیشتر زمان در محل کارتان را در حال استفاده از کامپیوتر هستید، اما بهتر است جایی روی میزتان برای کارهای غیرکامپیوتری نیز در نظر بگیرید. مثلا می‌توانید به‌جای شلوغ کردن محیط اطراف کامپیوترتان و ایجاد بی‌نظمی، میز را بخش‌بندی کنید و برای مثال در یک بخش کتاب بخوانید، به بررسی پروژه‌هایتان بپردازید و یا فهرست کارهای روزانه خود را مرور کنید.

۱۸. کاغذها را روزانه دسته‌بندی کنید
در پایان روز، تمام کاغذهایتان را خیلی سریع مرور کنید. پیش از خارج شدن از محل کار، کاغذهایتان را بررسی کنید و هر کدام که نیاز به اسکن، دسته‌بندی یا دور انداختن دارند، کار لازم را انجام دهید. این نکته از آن دسته کارهاست که در ابتدا بسیار سخت به‌نظر می‌رسد، اما به مرور زمان، در کمتر از ۵ دقیقه قادر خواهید بود این کار را انجام دهید و عادت جدید برای حفظ نظم میزتان را در خود به‌وجود آورید.

۱۹. وسایل اداری را دور نگه دارید
اگر از ست رومیزی برای نگهداری وسایل اداری استفاده می‌کنید، خبر بدی برایتان داریم؛ حتی در چنین حالتی، احتمالا با بی‌نظمی بصری روبه‌رو می‌شویم. اگر ممکن است، در یکی از کشوهای میز جایی برای قرار دادن وسایل اداری، به‌خصوص آن‌هایی که کمتر استفاده می‌شوند، در نظر بگیرید. نظم‌دهنده‌های کشو راه بسیار مناسبی برای مرتب کردن و پیدا کردن آسان‌تر وسایل هستند.

۲۰. هفته‌ای یک بار یک تمیزکاری اساسی انجام دهید

هفته‌ای یک بار، تمام کاغذها و دورریختنی‌هایی را که از چشم‌تان دور مانده، بررسی کنید. وسایل اداری که از جایشان خارج شده، پوشه‌هایی که جابه‌جا شده‌اند یا فایل‌های داخل کامپیوترتان را مرتب کنید. هرچه در طول هفته این کار را بیشتر انجام دهید، زمان کمتری صرف آن خواهید کرد.